Elektronik Döküman Yönetim Sistemi

Elektronik Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi; İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisinde yönetimini sağlayan sistemi ifade etmektedir.

EBYS ler ile EDYS ler (Elektronik Döküman Yönetim Sistemleri) karıştırılmamalıdır. EBYS çözümlerinin bulundurması gereken özellikler, T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü‘nce belirlenen yönetmeliklere uygun kullanım sağlayacak şekilde oluşturulan TSE TS 13298 ulusal standardınca belgelendirilmektedir. EBYSler kapsamca EDYSlerden daha detaylı olmakla beraber TSE TS 13298 standardını taşıyabilmek için pek çok teknik konuda üst seviye denetimleri bulundurmalıdırlar.

EBYS çözümlerinden en temelde, elektronik arşivleme kavramları konusunda SDP (Standart Dosya Planı) yaklaşımına göre geliştirilmiş, gelecekte gerçekleştirilecek idareler arası elektronik ortamda belge dolaşımı sistemlerine Devlet Teşkilatı Haberleşme kodlarına göre rahatça entegre olabilecek, e-imza işlemlerinde hızlı ve güvenilir bir kullanım sunması beklenmektedir.

*Kurumların faaliyetlerini kayıt altına alması ve bu bilgileri paydaşları ile paylaşması kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçasıdır. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir.

E-kurum yapısının temelini ise elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır. Kurumlarca üretilen bilgi ve belgelerin verimliliğinin arttırılması için ortak standard ve politikaların belirlenmesi göz ardı edilemez bir gereksinimdir. Böyle bir çalışma kullanımı kolay, erişimi hızlı, güvenilir, ucuz, sürekli ve sağlam “elektronik kurum” yapısının oluşumuna katkı sağlayarak genelde “e-toplum“a geçiş sürecini hızlandıracaktır.

E-kurum faaliyetleri sonucu oluşan elektronik dokümanların belge vasfının korunması, onların üretim aşamasında ve hatta üretim öncesinde elektronik bilgi sistemleri tasarımı aşamasında ele alınmalarını gerekli kılmaktadır. Belge kavramının sistem tasarımcıları ve kullanıcılar tarafından iyi algılanması ve belge yönetimi gereksinimlerinin uygulanması gerekmektedir. Elektronik belge yönetimi son derece geniş ve karmaşık bir alandır. Bu alan bir sistem yaklaşımı ile ele alınmalı ve sistemi oluşturan öğelerin birbiri ile uyumlu çalışması için gerekli önlemler alınmalıdır.

Sistemi oluşturan öğelerin başında Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) yazılımı gelmektedir. Elektronik belgeyi yönetmeye talip her kurum bu konuda uzmanlaşmış bir yazılıma ihtiyaç duyacaktır. Bir EBYS yazılımı hiç şüphesiz kurum ERP yazılımlarının bir parçası olarak üretilebilir ya da kurum fonksiyonlarını elektronik ortamda yürütmek için kullanılan diğer yazılımlarla entegre alışabilen bağımsız bir paket de olabilir. Sistemi oluşturan bir diğer öğe kurumsal politika ve prosedürlerdir. Kurum bilgi ve belge yönetimi prosedürleri EBYS için bir girdi olarak düşünülebilir.



RFID Sistemi

RFID Nedir? Radio Frequency Identification (RFID) ya da “Radyo Frekanslı Tanımla” şeklinde Türkçeleştirilirse; canlıları ya da nesneleri radyo dalgaları ile tanımlamak için kullanılan teknolojilere verilen genel isimdir. Birçok tanımlama biçimi vardır ama en yaygın olanı bir canlıyı ya da nesneyi tanımlayan bir antene bağlanmış mikroçip (ki buna RFID etiketi denir) içine kayıt edilebilecek diğer bilgiler de eklenerek tanımlama daha belirgin hale getirilebilir. Anten, çipin tanım bilgisini bir okuyucuya iletilebilmesini sağlar. Okuyucu RFID etiketinden aldığı radyo dalgalarını dijital bilgiye dönüştürerek bilgisayar sistemine geçmesini sağlar ve bu da işe yarar bir hale gelir.

Hangisi Daha İyi?

RFID ve barkod iki farklı teknolojidir ve uygulamaları bazen benzerlik gösterse de faklıdır. En büyük fark barkod “line-of-sight” teknolojisini kullanır. Bu da barkodu okumak zorunda olan bir tarayıcının etiketi görmesini gerektirmektedir. Bu yüzden kullanıcılar tarayıcıyı barkoda tutup okutmak zorundadır. RFID “line-of-sight” teknolojisine gerek duymaz. RFID etiketleri RFID okuyucunun menzilinde olduğu sürece okunabilir. Bar kodların başka dezavantajları da vardır; eğer barkod etiketi kazara çizilir, darbe alır ya da yırtılırsa bir daha onu okumak imkânsız hale gelir. Ayrıca standart barkodlar sadece üreticiyi ve ürünü tanımlar. Nesnenin kendisini tanımlamazlar. Yani taranan ürün hakkında detaylı bilgi vermezler. Bir süt kutusu üzerindeki barkodun diğer barkodlardan hiçbir farkı yoktur. Sütün son kullanma tarihini bu şekilde bilmeniz imkânsızdır. RFID etiketleri tüm bu isteklere cevap verebilir.

RFID Barkodun Yerini Alacak mı?

Bir müddet sonra RFID barkodun yerini alacaktır. Barkodlar bazı görevler için verimli ve ucuzdur, fakat RFID ve barkod etiketleri uzun yıllar yine de beraber var olacaklar gibi görünmektedir.

RFID Yeni mi?

RFID 1970′ lerden beri, var olan kendisini kanıtlamış bir teknolojidir. Günümüze kadar çok pahalıydı ve kurumsal uygulamalarda çok kısıtlı kullanılıyordu. Fakat eğer RFID etiketleri yeteri kadar ucuz üretilebilirse barkodlar ile ilgili birçok problemi ortadan kaldırabilir. Radyo dalgaları metal-olmayan birçok yüzeyin içinden geçerek yayılırlar. Bu yüzden bir paketin içindeki RFID etiketi rahatlıkla okunabilir, ya da kötü hava şartlarından zarar görmemesi için korunmuş ürünlerin içindeki etiketler de rahatlıkla okunabilir. Etiketlerdeki mikroçip içerisinde saklanan seri numarası eşsizdir. Yani o numaranın dünyada başka bir eşi yoktur. Bu da ürün takip ve kontrol sistemlerini kaçınılmaz hale getirir.

Madem RFID Bu Kadar Zamandır Var ve Çok İyi; O Halde Neden Tüm Şirketler Bu Teknolojiyi Kullanmıyor?

Birçok firma avantajlarından faydalanmak için RFID’ ye yatırım yaptılar. Bu yatırımlar genellikle kapalı devre sistemlerden oluşuyordu (ürün ya da varlık şirket içinden çıkmıyordu). Çünkü bazı RFID sistemlerini kendilerine ait özel bir teknolojisi vardı. Yani A şirketi bir ürününe bir RFID etiketi yapıştırdı ise bu etiket B şirketi tarafından okunamıyordu. Çünkü aynı üretici tarafından üretilmiş RFID cihazlarını ve sistemini kullanmıyorlardı. Bir başka neden ise maliyettir. Eğer bir şirket kendi bölgesi içerisinde ürün takibi yapıyorsa RFID etiketlerini defalarca kullanabilir. Fakat tedarik zincirinin açık olduğu bir sistemde etiketlerin ucuz olması gerekir çünkü paketin üzerine konan etiket bir daha kullanılmayacaktır.

LSIS LOJMAN TAKİP YÖNETİM SİSTEMİ

Lojman Takip projesi